Mua sắm khu vực công chỉ đơn giản là cách mà khu vực công quyết định cách chi tiền và chi cho ai. Ví dụ, giả sử một bộ phận chính phủ cần xử lý chất thải thương mại của mình. Bộ phận mua sắm sẽ xem xét liệu việc đó có thể được thực hiện nội bộ hay nên thuê ngoài, thời hạn hợp đồng phù hợp, liệu có thể kết hợp dịch vụ với các dịch vụ khác hay không, nhà cung cấp nên là ai và quan trọng nhất là cách lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp.

Nó được quản lý chặt chẽ hơn so với mua sắm của khu vực tư nhân vì cuối cùng thì tiền của người nộp thuế đang được chi tiêu, và những người được giao nhiệm vụ chi tiêu số tiền đó cần phải đảm bảo giá trị đồng tiền và rằng số tiền đó được chi tiêu một cách công bằng và minh bạch. Hãy nghĩ đến sự phản đối khi một bộ trưởng chính phủ chọn cung cấp hợp đồng cho một trong những người bạn thân của họ. Có một cảm giác bất công vì các nhà cung cấp khác không có cùng mức độ tiếp cận, ngay cả khi họ có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn, rẻ hơn. Các quy tắc mua sắm của khu vực công nhằm mục đích ngăn chặn điều này.

Nói chung, họ thực hiện điều này theo nhiều cách, tuân theo những nguyên tắc nhất định.

Trước tiên, các hợp đồng của chính phủ phải mang lại giá trị tương xứng với số tiền bỏ ra và lựa chọn “đấu thầu có lợi nhất”. Thuật ngữ này có rất nhiều tác dụng. Về cơ bản, nó có nghĩa là đạt được nhiều nhất với số tiền bỏ ra ít nhất. Điều thú vị là thuật ngữ này từng là “đấu thầu có lợi nhất về mặt kinh tế”, nhưng họ đã bỏ phần kinh tế trong luật gần đây hơn. Điều này nhằm nhấn mạnh vào các phần ít kinh tế hơn của việc cung cấp hợp đồng, chẳng hạn như giá trị xã hội, tính bền vững và nguồn cung tại địa phương. Về cơ bản, “giá trị” trong “giá trị tương xứng với số tiền bỏ ra” có phạm vi diễn giải rộng.

Thứ hai, đấu thầu của chính phủ phải công khai và dễ tiếp cận. Các nhà cung cấp phải có khả năng đấu thầu công việc nếu họ muốn. Nếu không thể, phải đưa ra lý do chính đáng và ghi chép lại lý do tại sao không.

Thứ ba, đấu thầu của chính phủ phải công bằng và minh bạch. Nhà cung cấp không được hưởng lợi thế hoặc bất lợi không công bằng. Đạo luật mới chỉ ra rằng các cơ quan ký hợp đồng phải quan tâm đến SME, đảm bảo rằng các rào cản tham gia được xóa bỏ. Phải có sân chơi bình đẳng với cơ hội bình đẳng.

Có một sự căng thẳng ở trung tâm của hoạt động mua sắm của khu vực công giữa hiệu quả và công bằng. Sau các quy trình mua sắm gian khổ, việc đăng thông báo và thời gian chờ theo luật định có thể khiến một quy trình đơn giản trở nên rất dài, phức tạp và tốn kém. Để giải quyết vấn đề này, cần có một mức độ tương xứng nhất định: các hoạt động mua sắm dưới một ngưỡng giá trị nhất định thường được miễn một số quy tắc nhất định và các ngưỡng này thay đổi tùy thuộc vào việc bạn là một cơ quan chính quyền trung ương hay xa hơn một chút. Nhưng ngay cả như vậy, các giá trị này có được đặt ở đúng mức không?

Các quy tắc mua sắm cũng có thể kìm hãm khả năng của chính phủ trong việc đạt được giá trị đồng tiền. Ví dụ, trong quá trình theo đuổi sự công bằng và minh bạch, trong nhiều thủ tục, các cơ quan ký hợp đồng không được phép đàm phán sau khi nhận được giá thầu; nhiều nhất họ có thể làm là “làm rõ” một số điểm nhất định với nhà cung cấp. Điều này rõ ràng là để đảm bảo rằng các nhà cung cấp được đối xử công bằng, vì đàm phán mở ra cơ hội cho lợi thế không công bằng và thông tin được cung cấp cho một nhà cung cấp và không phải cho những nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, đây là một cách tiếp cận khá khắc nghiệt có thể hạn chế tính linh hoạt và ngăn cản cuộc đối thoại mang tính xây dựng, gia tăng giá trị giữa người mua và nhà cung cấp.

Một điểm quan trọng khác cần xem xét là sức mạnh thị trường của người mua khu vực công so với các nhà cung cấp khu vực tư nhân. Nếu chỉ có một công ty có thể cung cấp một loại hàng hóa nhất định cho nhiều người mua khác nhau, thì công ty đó có sức mạnh độc quyền rất lớn. Tuy nhiên, nếu chỉ có một người mua cho nhiều nhà cung cấp cạnh tranh, thì các vai trò bị đảo ngược và người mua có sức mạnh độc quyền. Tiêu dùng và đầu tư của chính phủ tại Vương quốc Anh chiếm khoảng 25 phần trăm GDP, điều này cho thấy họ phải có khá nhiều sức mạnh độc quyền. Các quy tắc mua sắm giúp quản lý mối quan hệ này với các nhà cung cấp và đảm bảo rằng sức mạnh này không bị lạm dụng.

Tuy nhiên, sự cân bằng này có đúng không? Các nhà cung cấp có thể khiếu nại các giải thưởng của chính phủ nếu họ tin rằng một quy trình không được tuân thủ đúng. Nếu khiếu nại thành công, các cuộc đấu thầu đang tiến hành sẽ bị đình chỉ trong khi chờ điều tra và các hợp đồng hiện hành có thể được coi là “không hiệu quả”, nghĩa là hợp đồng không còn hiệu lực. Khiếu nại quyết định mua sắm có thể là một chiến lược chi phí thấp, phần thưởng cao, đặc biệt là khi các nhà cung cấp thua thầu cố gắng và có một cú đánh khác. Điều này có thể làm chậm trễ các dự án đầu tư của khu vực công, khiến chúng vướng vào các thủ tục tố tụng tốn kém trước khi cuối cùng có thể cung cấp dịch vụ cho chính phủ.

Trên hết, rất khó để loại trừ những nhà cung cấp đã cung cấp dịch vụ dưới tiêu chuẩn trong quá khứ. Hầu hết các cuộc đấu thầu phải mở cho tất cả mọi người, được đánh giá một cách mù quáng và được đánh giá hoàn toàn dựa trên những gì có trong hồ sơ dự thầu. Nếu bạn có kiến thức cá nhân hoặc lịch sử về một nhà cung cấp, bạn không thể sử dụng điều này làm phương tiện để đánh giá và loại trừ.

Điều quan trọng nữa là cần lưu ý rằng nhiều công ty lớn trong khu vực tư nhân cũng có bộ phận mua sắm và có các hoạt động mua sắm tại chỗ, không phải vì họ cần tuân thủ các nguyên tắc minh bạch và công bằng, mà vì đây là hoạt động gia tăng giá trị có thể giúp giảm chi phí. Đấu thầu cho nhiều nhà cung cấp và không cung cấp hợp đồng cho bạn bè chỉ đơn giản là một hoạt động tốt khi hướng đến lợi nhuận. Điều này đặt ra câu hỏi, liệu các quy định nghiêm ngặt có cần thiết hay không, hay các chuyên gia mua sắm của khu vực công nên được tin tưởng để làm những gì cần phải làm?

Khi Vương quốc Anh là một phần của Liên minh châu Âu, họ phải tuân theo các quy định về mua sắm của EU. Quy định về hợp đồng công năm 2015 đã đưa luật EU vào luật của Vương quốc Anh. Sau khi Vương quốc Anh rời khỏi EU, họ không còn phải tuân theo lệnh của EU nữa nhưng vẫn bị ràng buộc bởi luật năm 2015, vì vậy về bản chất không có nhiều thay đổi kể từ khi họ rời khỏi EU. Tuy nhiên, Đạo luật mua sắm năm 2023 cập nhật luật cũ và không phải tuân theo các quy định của EU. Sau đây là một số tính năng mới chính.

Đầu tiên, luật này đơn giản hóa khá nhiều thủ tục. Thay vì phải lựa chọn nhiều loại thủ tục (mở, hạn chế, cạnh tranh có đối thoại, thủ tục cạnh tranh có đàm phán, quan hệ đối tác công cộng đổi mới…), các cơ quan ký kết hợp đồng có thể lựa chọn giữa các thủ tục “mở” và “linh hoạt cạnh tranh”. Thủ tục cạnh tranh mới cho phép các cơ quan ký kết hợp đồng thiết kế các thủ tục bao gồm đàm phán và đối thoại với nhà cung cấp. Trên thực tế, đây có vẻ là một bước tiến rất tốt theo đúng hướng, cung cấp cho các chuyên gia mua sắm các công cụ để thiết kế các cuộc đấu thầu có thể tận dụng sức mạnh thị trường để đạt được giá trị đồng tiền. Tuy nhiên, liệu điều này có thành công hay không lại là một vấn đề khác. Nếu lý do chính đáng để sử dụng thủ tục cạnh tranh quá khó đạt được hoặc việc sử dụng thực tế của một thủ tục quá phức tạp để thực hiện trong thực tế đối với bất kỳ hợp đồng nào ngoại trừ các hợp đồng lớn nhất, các chuyên gia mua sắm có thể không tận dụng được đầy đủ thủ tục này. Thật vậy, các thủ tục cạnh tranh có đàm phán về mặt kỹ thuật được phép theo luật EU, nhưng việc sử dụng các thủ tục này rất ít và cách xa nhau. Đơn giản là dễ dàng hơn nhiều khi tổ chức một cuộc cạnh tranh mở, nơi thủ tục giấy tờ nhẹ hơn và rủi ro thách thức cũng nhỏ hơn.

Đạo luật này cũng tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các nhà cung cấp – đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ – thông qua việc tạo ra một nền tảng mua sắm tập trung mà tất cả các cuộc đấu thầu sẽ được đăng lên và loại bỏ các trở ngại như nhu cầu cung cấp bảo hiểm và tài khoản ở giai đoạn đấu thầu. Đây chắc chắn là một điều tốt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những người sẽ có quyền truy cập tốt hơn vào các hợp đồng béo bở của khu vực công. Tuy nhiên, điều này có thể có nghĩa là các nhà cung cấp địa phương đắt tiền hơn sẽ giành được các công ty đa quốc gia ít tốn kém hơn.

Về mặt nguyên tắc, rất ít thay đổi. Các nguyên tắc mới là “mang lại giá trị cho số tiền bỏ ra, tối đa hóa lợi ích công cộng, minh bạch và hành động với sự chính trực”. Trên thực tế, điều này có nghĩa là các cơ quan ký hợp đồng phải thực hiện các hành động như có trách nhiệm cụ thể về việc xác định và giải quyết xung đột lợi ích hoặc công bố danh mục các hoạt động mua sắm, bao gồm các yêu cầu trong 12 tháng tiếp theo. Điều này có thể rất có lợi cho các nhà cung cấp, những người có thể lập kế hoạch đầu tư trước thời hạn để chuẩn bị cho công việc trong tương lai. Tuy nhiên, sẽ có rất nhiều thủ tục giấy tờ bổ sung cho các phòng mua sắm, sử dụng hết lao động có thể được sử dụng tốt hơn ở nơi khác. Đạo luật này cũng tính đến Tuyên bố Chính sách Mua sắm Quốc gia, sẽ được chính phủ ban hành để thiết lập những gì các cơ quan ký hợp đồng nên xem xét trong quá trình mua sắm của họ. Điều này cung cấp một cách linh hoạt để kết hợp các giá trị thay đổi vào các quy trình đấu thầu, tùy thuộc vào các ưu tiên của chính phủ đương thời.

Đạo luật này cũng đưa ra các điều khoản loại trừ và cấm, nghĩa là các nhà cung cấp có thể bị loại khỏi quá trình mua sắm do “hành vi sai trái nghiêm trọng [hoặc] hiệu suất kém không thể chấp nhận được”. Điều này sẽ rất tích cực. Các nhà cung cấp sẽ có động lực để tránh hành vi sai trái và cung cấp dịch vụ kém khi biết rằng họ có thể mất nhiều hợp đồng hơn trong tương lai.

Về biện pháp khắc phục, bất kỳ khiếu nại nào trong thời gian tạm dừng trao hợp đồng sẽ dẫn đến việc mua sắm tự động bị đình chỉ. Điều này không tốt vì nó khiến các nhà cung cấp dễ dàng dừng các dự án trước khi chúng bắt đầu, khiến cơ quan quản lý hợp đồng rơi vào tình trạng lấp lửng.

Tóm lại, về mặt lý thuyết thì có một số biện pháp tốt, nhưng việc thực hiện thực tế của đạo luật sẽ quyết định liệu điều này cuối cùng có mang lại lợi ích hay không. Đạo luật đã được đưa vào luật vào năm 2023 nhưng không có hiệu lực cho đến tháng 10 năm 2024. Hiện tại, thời hạn này đã được lùi lại đến tháng 2 năm 2025, vì vậy sẽ còn lâu nữa chúng ta mới thấy được toàn bộ tác động của sự thay đổi này.